Un software administrativo para colegios es la plataforma que automatiza la parte no académica de la institución: admisiones y matrícula, cobro de pensiones y cartera, pagos en línea, reportes oficiales como el SIMAT, protección de datos y comunicación con las familias. eScolary reúne todo eso en una sola plataforma en la nube, pensada para colegios en Colombia.
Qué debe resolver un software administrativo para colegios
En la mayoría de colegios la administración vive repartida entre hojas de cálculo, carpetas físicas y grupos de WhatsApp personales. Eso funciona mientras el colegio es pequeño; deja de funcionar en temporada de matrícula o cuando la cartera crece y tesorería termina llamando familia por familia.
Un buen software administrativo cubre, como mínimo, cinco frentes:
- Admisiones y matrícula: recibir prospectos, documentos y matrículas sin filas ni carpetas.
- Cartera y cobros: generar cobros del período, saber quién debe y desde cuándo.
- Pagos y conciliación: recibir pagos en línea y abonos en caja sin cruzar todo a mano.
- Reportes oficiales y datos: llegar al cargue del SIMAT sabiendo qué falta y proteger los datos de estudiantes y familias.
- Comunicación con las familias: avisos oficiales y trazables en lugar de chats personales.
Matrícula y admisiones sin filas
eScolary reemplaza las carpetas de la temporada de matrícula por un tablero de admisiones: de prospecto a admitido, con entrevistas agendadas y seguimiento de cada familia en un solo lugar.
Los acudientes suben los documentos desde el portal, en su casa y desde el celular, y el equipo de secretaría solo verifica. Para arrancar sin digitar todo de nuevo, la plataforma importa estudiantes, personal y materias desde Excel y el equipo de eScolary acompaña la configuración inicial.
Cartera, cobros y pagos en línea
La cartera es donde más tiempo pierde tesorería. eScolary genera los cobros del período en bloque, sin duplicados, y muestra la cartera por edades: quién debe, cuánto y desde cuándo.
- Pago en línea con Wompi: el dinero llega a la cuenta bancaria del propio colegio y el pago se aplica solo al saldo del acudiente.
- Abonos en caja: los pagos en efectivo se registran con recibos consecutivos, así todo queda en el mismo lugar.
- Estado de cuenta para las familias: cada acudiente consulta y paga desde su portal, con recibos descargables.
Para profundizar, la guía “Cómo bajar la cartera vencida en tu colegio” (más abajo, en “Sigue explorando”) explica cinco tácticas concretas.
Avisos de cobro por WhatsApp, dentro de la Ley 2300
Con el plan Plus, los avisos salen por la API oficial de WhatsApp Business desde el número del colegio: tres días antes del vencimiento, el día del vencimiento y después, además de la confirmación del pago.
Los envíos respetan la Ley 2300 de 2023: nunca en domingos ni festivos, solo a quien autorizó el canal y con la opción de darse de baja. Cada colegio paga sus conversaciones de WhatsApp directamente a Meta.
Reportes oficiales y protección de datos
Antes de exportar al SIMAT, eScolary valida la información de cada estudiante y muestra exactamente qué falta, para que el cargue no dependa de revisar todo a mano.
Cada colegio queda aislado a nivel de base de datos, con cifrado HTTPS, copias de seguridad diarias, acceso segmentado por rol y consentimiento versionado con evidencia para cumplir la Ley 1581 de 2012 (Habeas Data).
Cuánto cuesta un software administrativo para colegios
eScolary cobra por estudiante activo al mes: $2.000 en el plan Pro y $3.000 en Plus (con avisos por WhatsApp, varias sedes y soporte prioritario), con un mínimo facturable de 100 estudiantes. Se puede pagar mensual o en 10 cuotas de febrero a noviembre, al ritmo de las pensiones.
En la página de precios puedes calcular el valor exacto para tu colegio según el número de estudiantes.
Cómo empezar
El camino habitual es corto: demo de la plataforma, importación de estudiantes, personal y materias desde Excel, configuración de los conceptos de cobro y capacitación del equipo por partes. Si ya tienes otro sistema, la guía de migración explica cómo cambiar sin perder información.